保育士の転職に必要な在職証明書とは?

保育士の転職に必要な在職証明書とは?

保育士の転職時に必要な提出書類のひとつに在職証明書があります。一度認可保育園で働き転職を経験した方はご存知かもしれませんが、保育士としてその認可保育園で何年働いたかを証明する大切な書類です。 今後、転職を検討している方は知識を持っておいた方が良いと思います。ここでは在職証明書が必要や理由や入手方法についてご紹介します。

在職証明書とは

冒頭でお話ししたとおり、保育士における在職証明書とは「認可保育園に何年勤務していたかを証明する書類」です。

認可保育園へ転職する際に必要な書類で、何度も転職している場合は今まで勤務したすべての認可保育園の在職証明書を用意しなければいけません。また、正社員だけでなくパートや派遣として働いた期間も含まれます。

ただし、認可保育園以外での保育士経験は、在職証明書に記載不可、また経験として換算されないこともあります。

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在職証明書が必要な理由

保育士における在職証明書が認可保育園への転職時に必要な書類ということは分かりました。
では、なぜその書類が必要なのでしょうか?それには保育士の処遇改善手当が関係しています。処遇改善手当とは、簡単に言うと保育士のお給料をもっと上げて新任保育士を増やしていきましょうという制度です。

処遇改善手当Ⅰを証明するため

認可保育園は自治体や行政から補助金を受けて運営を行い保育士へのお給料を支払っています。

処遇改善手当Ⅰでは保育士の経験年数に応じて支給される補助金が決まるシステムで、補助金を貰うためには、自治体や行政へ経験年数を証明するために公的書類が必要となります。履歴書などは自称の経験年数となるため証明することができません。よって、在職証明書が必要となるというわけです。

入手方法

保育士の在職証明書は、転職先の保育園が代行して前の保育園へ依頼し取得する場合もありますが、一般的には保育士自身が前の職場へ依頼し取得するものだと考えておきましょう。受け取り方法としては、退職日に直接受け取る、もしくは退職してから後日郵送受け取りのパターンがあります。

退職日に受け取る

在職証明書を退職日に受け取るためには、事前に発行依頼が必要です。保育士として転職が決まったらできるだけ早く在職証明書がほしい旨を伝えましょう。

また、退職日に受け取る場合は自分で在職証明書を作成しなければならない保育園もあります。
在職証明書には「発行依頼者の氏名・生年月日・住所・雇用期間・雇用形態・役職・勤務地・職務内容・発行日・発行元の保育園名・保育園住所・証明印」などを記載します。そのほか、転職先の保育園からの希望で記載事項が増える場合もあります。

後日郵送で受け取る

複数回転職している場合や、退職後に転職先を決めた場合は、郵送で在職証明書を受け取ります。書面で依頼する時は、以下の事項を漏れなく記載しスムーズに発行してもらえるようにしましょう。

宛名

一番左上に依頼先の保育園名を正式名称で明記します。名称は略さずに書くことがマナーです。

送付日(作成した年月日)

依頼文を作成した年月日を書面の右上部分に明記します。

件名

何の為に書類を送っているのかがひと目でわかる件名を書きましょう。「在職証明書発行のお願い」や「在職証明書発行ご依頼」などが望ましいです。

挨拶文

手紙は一般的に「拝啓」「謹啓」などの頭語で始まり結語で終わります。頭語から一文字空けて挨拶文を書き始め、挨拶文の冒頭は季節に合った時候の挨拶を入れます。

本文

「さて」や「つきましては」などの起辞を入れ話題を切り替え、本文へ繋げます。 本文には新しい職場が決まったため在職証明書を発行してほしい内容を書きます。その時、発行部数、在職証明書の郵送先、返送期限をきちんと明記しましょう。期限は日数に余裕を持って提示することが望ましいです。

結びの言葉

必ず「お忙しいところ、お手数をお掛け致しまして申し訳ありません。ご配慮のほど何卒よろしくお願いいたします」などの結びの言葉と、結語で締めましょう。また、頭語と結語は対となる組み合わせがあるので覚えておくと良いでしょう。

差出人の情報

内容としては、氏名、住所、連絡先(電話番号)を書きます。きちんと連絡がつく正確な情報を記載しましょう。差出人の情報を書く場所は、宛名の左下か結語の下となります。

入手時の注意点

在職証明書を入手する際は、何点か気を付けたいことがあります。

履歴書と相違がないか確認する

履歴書に書いた役職や経歴、在職年数と在職証明書の内容が異なっている場合、経歴詐称を疑われる可能性もあります。採用可否に影響する恐れもありますので、転職先へ提出する前に確認を忘れないようにしましょう。

退職理由が記載されるケースもある

以前の園で何かトラブルがあって円満に退職できなかった場合、退職理由やトラブル内容などについて備考欄に記載される恐れもあります。また別途手紙や電話などで「トラブルを起こして辞めた」「問題のある人材だった」などと、転職先に伝えられてしまう可能性もあります。トラブルがあった保育園へ発行を依頼する際は注意しましょう。

退職後に書面で依頼する時の依頼文

以下ではwordで作成した、そのまま使える在職証明書の依頼メールのテンプレートをダウンロードできます。

前会社のフォーマットで発行してもらう場合

フォーマットなしの場合の在職証明書の依頼メール
ダウンロードする

こちら側でフォーマットを指定する場合

フォーマットありの場合の在職証明書の依頼メール 在職証明書のテンプレート
ダウンロードする

まとめ

いかがでしたでしょうか。自治体や行政の補助金を受けて運営している認可保育園では、保育士の在職証明書が必須となる重要な書類であり、また入手する際はご紹介した受け取り方法に沿って抜け漏れなく発行依頼をする必要があることをご理解いただけたかと思います。転職活動では履歴書を書いたり書類を用意したり、やるべきことがたくさんあります。一つ一つクリアして明るい転職を目指しましょう!

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